検索スキルを高めて業務を効率化するためのマニュアル

社内向けに自分で調べられることは自分で調べてから他の人に聞きましょうというマニュアルをつくったので、改変してこのブログでも紹介します。

問題にあたったときに自ら解決するための方法を伝えるための記事です。
質問は他の人の時間を使ってしまいますので、できるだけ自分で解決できるのが望ましいです。一般的に作業に集中するには１５分くらいはかかると言われているので、１回誰かに声をかけて質問することは、３０分くらいその人の時間をもらうことになります。

ただし、人に聞けば一瞬でわかることを調べるために長い時間を使ってしまうのは時間の無駄です。どういったときに質問するべきで、どういったときに質問すべきでないかをまず説明します。

検索してみるべき内容

誰も作業したことがないもの

ほとんどの仕事が仕組み化、マニュアル化されてルーティンワークとなっている企業と違い、急成長していく会社では、仕事の大部分が今まで社内で誰もやったことがない仕事となります。逆に言うと、同僚が１人も取り組んだことがない仕事が頻繁に発生しないような状況は会社が停滞しているということです。

社内で過去に同じ作業をしたことがある人がいない場合には、質問できる相手がいません。Googleを使って調べたり、専門家の協力をあおいでください。あたりまえですがGoogleで調べてもわからないことのほうが多いですので、必要であれば専門家を検索で探して質問してみましょう。どのようなサービスがあるか見積りや提案を送ってもらって方針を検討してください。

明確な答えがあるもの

エクセルやパワーポイントの使いかたなど、明らかに検索すれば誰かが資料化しているであろうことは自力で調べてください。有名なソフトのつかいかた、請求書や議事録などどんな会社にもある書類の書きかたなどでわからないことがある場合は基本的に検索の仕方が悪いです。まれに答えがない場合もありますので、10分程度頑張って探してみてわからなければ誰かにきいてください。

市場規模や相場感などのマクロデータ

市場調査や相見積もりのデータなどはGoogleを使って探してください。情報がない場合もあるので、その場合はどういうサイトをチェックしたかをまとめておくと、次に同じことを調べる人が同じサイトをチェックしなくて済むので役にたちます。

社内の誰かに質問するべき情報

社内データ

あたりまえですが会社の中の人しか知り得ないデータはGoogleでは調べようがないです。
Googleドライブなど会社で利用しているフォルダ管理ツール内を検索して、該当の情報がないかを確認してから、見つからなければ担当の人に質問してください。

仕事の大枠や優先順位に関すること

答えがはっきりしていないことは関係者に質問・相談してください。

納期が迫っている急ぎのもの

お客様に迷惑をかけるくらいなら、社内の人の時間を多少割いてもらってでも早さを優先させてください。

個別事例でどのように適用すればよいかわからないもの

たとえばSEOのためにサイト内部をどのように修正すればよいかはだいたい検索したり、本を読めば書いてありますが、それを実際のサイトにどう適用させていくのかについてはサイトの状態によって判断が変わってくる場合があります。杓子定規に決まった方法だけを採用して行えばよい場合と、そうでない場合が両方ありますので都度判断して対応してください。

Google検索の方法

複合キーワードを使う

１つのワードだけで検索していては目的の情報が見つかりづらいです。２～４つ程度のキーワードを組み合わせて検索するようにしてください。最初は２つのキーワードの組み合わせで検索して、見つからなければ徐々に絞り込んでいくということが多いですが、ある程度目処がついている場合はいきなり、３，４語で検索してしまったほうが早いです。

質問形式で検索する

○○のやり方は？
○○をする方法
のようにやりたいことを質問のような形式で検索してみてください。

何度も類似の意味の表現に変えて検索しなおす

目的の情報が見つからなかった場合は、似た意味の言葉に置き換えて検索してみましょう。検索が上手な手な人は情報が見つからないときには、すぐに他のキーワードを試します。検索が下手な人は、同じキーワードで２ページ目、３ページ目とサイトを巡回して、無駄に時間をつかってしまいます。

情報を探すためのキーワードの例

方法
やり方
事例
テンプレート
資料
比較

エラー名で検索する

PHPファイルの編集など、プログラミングなどでエラーが表示されたときにはそのエラー文をコピペして検索してみてください。

フレーズ検索をつかう

“” で囲うとそのフレーズがまとまって書かれているサイトだけを検索できます。

検索テクニック

という検索キーワードだと、「検索」と「テクニック」がバラバラに表示されているだけのサイトも表示されますが、

“検索テクニック”

と検索をすれば、１つのまとまったキーワードとしてくっついて書かれているサイトだけを検索できます。

マイナス検索

キーワードA　-キーワードB

のようにマイナスをつけて検索すると、キーワードAだけの検索結果から、キーワードBを含んだサイトを除外して検索することができます。

intilte:

intitle:キーワード

で検索をすると、タイトルタグにキーワードが含まれているサイトだけを表示させることができます。

site:

site:example.com

と検索をすると、そのドメインの中のページだけを検索できます。

site:example.com キーワード
site:example.com intitle:キーワード

のように他のキーワードを含めて検索することもできます。

応用として、

site:ac.jp　キーワード
site:go.jp　キーワード

のようにドメインの種別を限定して検索する方法があります。

例：

site:ac.jp　filetype:pdf ○○のレポート

などと検索すると、大学関連のサイトからPDFファイルのレポートを探せる

related:

related:http://example.com/

のように　related: のあとに調べたいURLを入れて検索すると、Googleが近いと判断しているサイトを調べられます。

filetype:pdf, filetype:ppt など

filetype:pdf キーワード

と検索をすると、キーワードを含んだPDFファイルのみを検索することができます。pdfの部分をppt,docなどに変更しても検索できます。
マクロデータなどをまとめたレポートを探したいとき、どのようなフォーマットで資料をつくればよいかを調べたいときなどに参考にしてください。

英語で検索する

どうしても探している情報が見つからない場合は英語で検索してください。マイナーなツールやソフトの使いかたなどは英語で検索しないと見つからないこともあります。

Googleの検索結果右上にある検索ツールを使う

Google検索結果の上部にある検索ツールを使うと、言語や期間を限定して検索することができます。１年以内だけなど、特定の期間のデータを集めたいときなどに便利です。

まとめ

検索エンジンを上手に活用することができれば仕事の効率が大幅にあがります。同じ調べ物をするにも、人によっては1時間で終わるものが、他の人は1日かかっても終わらないといった差はよくあることです。検索スキルを上げることは無駄な時間を削減することにつながりますので、ぜひこの記事で説明しているような方法を参考に実践してみてください。

ビジネスをするうえではインターネット上にない情報が大量にあります。検索結果にないからと諦めていると仕事の幅が狭まりますので、解決するために外部の人に協力してもらいましょう。